Zeitmanagement, was sollten Sie wissen?

Es ist kein Geheimnis, dass Zeitmanagement eine Fähigkeit erfolgreicher Menschen ist. Wenn Sie jeden Moment optimal nutzen möchten, müssen Sie lernen, funktionierende Strategien zu entwickeln. Wie Irene immer sagte. C. Kassorla, Sie müssen der Autor Ihres eigenen Schicksals sein. Die goldene Regel besteht darin, Ihre Prioritäten zu planen und entsprechend zu handeln. Was kommt als nächstes?

Vorteile des Zeitmanagements.

Beginnen wir mit den Vorteilen des Zeitmanagements. Davon gibt es viele: weniger Energieaufwand beim Erreichen von Zielen, bessere Arbeitsorganisation, weniger Stress, mehr Motivation und Arbeitszufriedenheit, weniger Druck, geringeres Fehlerrisiko, schnelleres Erreichen von Zielen. Es lohnt sich, sich zunächst auf das Ziel zu konzentrieren – ohne dieses ist es schwierig, etwas zu planen. Ein Ziel richtig zu setzen ist eine Kunst. Wie es geht?

Ziel – wie legt man es fest?

Das gewünschte Ergebnis sollte präzise sein und detailliert beschrieben werden. Auch der Zeitrahmen für ein bestimmtes Ziel sollte realistisch sein, also sowohl an die Zeit als auch an die Fähigkeiten angepasst sein. Es lohnt sich, die gesetzten Ziele in detaillierte Schritte und Aufgaben aufzuschlüsseln. Denken Sie daran, die Herausforderungen im Zusammenhang mit dem von Ihnen gesetzten Ziel frühzeitig zu erkennen. Setzen Sie sich nicht zu viele Ziele, das kann frustrierend und demotivierend sein. Den Fortschritt abgeschlossener Arbeiten zu kennzeichnen ist interessant und erhöht die Zufriedenheit. Nutzen Sie die Zeit, in der Sie die meiste Energie haben, dann sind die Effekte am besten. Befolgen Sie den Grundsatz „Es ist wichtig, weil es aufgeschrieben wird“. Sie funktioniert wirklich. Die geschriebenen Ziele können durchdacht, sequenziert oder spezifiziert werden – das gilt auch für die Schritte, die Sie zum Erreichen eines bestimmten Ziels führen. Was aufgeschrieben wird, ist leichter zu merken und gerät weniger leicht in Vergessenheit.

Grundlagen der Planung.

Die Planung Ihres Arbeitsalltags und aller anderen Lebensereignisse bedeutet immer Zeitersparnis, Erfolg und mehr Freiheit in Bezug auf die Aufgaben, die jeden Tag auf Sie warten. Es ist wichtig, die eigene Wirksamkeit zu kontrollieren. Es hilft uns, Schlussfolgerungen zu ziehen, weshalb es notwendig ist, die Umsetzung von Aufgaben und deren Ergebnisse zu kontrollieren. Dies gibt Ihnen ein Gefühl der Kontrolle über Ihre eigene Zeit. Selbstkontrolle ist ein äußerst wichtiger Mechanismus im Zeitmanagement. Es hat nicht nur eine bewertende Funktion, sondern hat auch eine positive Einstellung zur Arbeit. Ein effektives Zeitmanagement erfordert auch das Anfertigen von Notizen. Ein Planer hilft immer. Es gibt viele Arten von Notebooks auf dem Markt. Es lohnt sich, das richtige für Sie auszuwählen und es regelmäßig zu verwenden. Auch elektronische Organizer funktionieren hervorragend. Denken Sie jedoch daran, dass Sie unabhängig von der gewählten Form diszipliniert sein und regelmäßig ergänzen sollten.

Arbeitsorganisation – hier gibt es keine Diskussion – eine gute Arbeitsplatzorganisation ist äußerst wichtig. Es lohnt sich, beim Schreibtisch zu beginnen: Stellen Sie die Tischplatte auf die richtige Höhe ein, verwenden Sie eine Anwendung, die sich die Einstellungen merkt – das verbessert Ihren Tagesablauf. Denken Sie an das Sortieren von Dokumenten, räumen Sie Ihren Schreibtisch nach der Arbeit auf, sortieren Sie Dokumente, markieren Sie die wichtigsten Dinge. Platzieren Sie die Uhr an einem gut sichtbaren Ort, bewahren Sie nur die notwendigen Dokumente auf und schauen Sie alle paar Jahre in Ihrem Archiv nach, sammeln Sie keine unnötigen Dinge.

Telefongespräche – konzentrieren Sie sich auf das, was der Gesprächspartner sagt. Mache Notizen. Bereiten Sie eine Liste der Anrufe vor, die Sie jeden Tag tätigen müssen. Bei Telefongesprächen ist es sinnvoll, Prioritäten zu setzen. Denken Sie einen Moment über die wichtigsten Dinge nach – verbringen Sie die meiste Zeit damit.

Grundsätze der Zeitplanung.

Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass für die Planung und Umsetzung einer bestimmten Aufgabe immer nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht. Damit uns nicht zu viele Planungsregeln und -grundsätze entmutigen, haben wir nachfolgend die wichtigsten herausgesucht:

• Regel 60:40

Diese Regel besagt, dass 60 % der Zeit eingeplant werden sollten, 20 % für unerwartete Aktivitäten und 20 % für spontane Aktivitäten, wie zum Beispiel Aufgaben des Managers oder kreative Aktivitäten.

• Beginnen Sie Ihren Tag mit einer positiven Einstellung und arbeiten Sie möglichst gleichzeitig.
• Überprüfen Sie immer Ihren Tagesplan. Überprüfen Sie deren Gültigkeit und Dringlichkeit und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor.
• Erledigen Sie immer zuerst die wichtigsten Aufgaben. Es lohnt sich, morgens komplizierte Aufgaben zu erledigen. Zur Prioritätensetzung bietet sich die Methode der ABC-Analyse an, bei der einzelne Aufgaben in eine von drei Gruppen (A, B oder C) eingeteilt werden. A ist die Gruppe der wichtigsten Aufgaben, sie sollte etwa 60 % ausmachen, B ist die Gruppe der wichtigen Aufgaben – etwa 20 %, C sind weniger wichtige oder unwichtige Aufgaben.
• Seien Sie bereit zu arbeiten. Dadurch können Sie den Zeitaufwand für die Durchführung einzelner Tätigkeiten verkürzen.
• Vermeiden Sie ungeplante und spontane Aktionen. Wenn Sie Ihre Arbeit unterbrechen, um beispielsweise jemanden anzurufen, überlegen Sie, ob dies notwendig und sinnvoll ist. Typischerweise verringert das Abweichen vom festgelegten Arbeitsplan die Produktivität.
• Machen Sie angemessene Pausen und achten Sie auf ein angemessenes Arbeitstempo. Zu langes und intensives Arbeiten lohnt sich nicht. Konzentration und Leistungsfähigkeit nehmen ab. Du fängst an, Fehler zu machen. Eine Pause ist notwendig, um sich auszuruhen und zu erholen. Entspannen Sie Ihre Muskulatur durch die Höhenverstellung der Tischplatte, entlasten Sie so Ihre Wirbelsäule und regen Sie Ihren Kreislauf an. Lüften Sie den Raum, schauen Sie aus dem Fenster. Machen Sie einige einfache körperliche Übungen. In entspannter Atmosphäre entstehen die besten Ideen.

Nachdem Sie den Text zum Thema Management gelesen haben, sollten Sie bereits einiges wissen. Es lohnt sich, täglich mindestens 15 Minuten für die Planung aufzuwenden, so können Sie beruhigt an die Arbeit gehen und haben gleichzeitig die Kontrolle über den Fortschritt Ihrer Aufgaben. Lassen Sie sich von diesem Text zu Veränderungen in Ihrem Leben inspirieren. Unsere elektrisch verstellbaren Schreibtische helfen Ihnen dabei gerne weiter.

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Quellen:

Covey R. Stephen. 7 Gewohnheiten hocheffektiver Menschen. Ed. IV 2007. S. 145-147

McMeekin G. 12 Sätze erfolgreicher Frauen. Warschau. 2012. S. 88-93

Duhigg Ch. Die Macht der Gewohnheit, warum wir tun, was wir tun und wie es im Leben und im Geschäft verändert werden kann. PWN, Warszawa 2012 S. 29-105

Cybulski K. Leitung der Vertriebsabteilung des Unternehmens, PWN, Warschau. 2004. S. 216-225

Mati Consulting Training, Konferenzmaterialien, 2011. Posen.