Die Arbeit im Büro hat eine neue Richtung eingeschlagen. Praktisch jeder hat erkannt, dass die meisten Aufgaben aus der Ferne erledigt werden können. Gleichzeitig gibt es jedoch einen wachsenden Trend zur Veränderung der Büroflächen. Was ist Hotdesking ? Das ist die Veränderung. Unter Hot Desking versteht man vereinfacht ausgedrückt die Nutzung eines Schreibtisches oder Arbeitsplatzes durch verschiedene Personen. Welche Vor- und Nachteile hat diese Lösung?
Ein Schreibtisch – viele Möglichkeiten.
Daraus lässt sich leicht schließen, dass Branchen, die sich mit neuen Technologien befassen, bestimmte Lösungen entwickeln oder neue Produkte entwickeln, sich auf Innovationen aller Art im Bereich alltäglicher Aufgaben konzentrieren. Der Hauptvorteil der Nutzung eines Schreibtisches durch mehrere Personen ist die Platzersparnis und die Reduzierung der Geschäftskosten [1] . Dies ist das häufigste Argument für diese Arbeitsweise. Jeder Computerplatz verursacht Kosten. Während die einen im Rahmen des Desk-Sharings ihre Aufgaben von zu Hause aus erledigen, können die anderen Arbeitsplätze im Büro nutzen und am nächsten Tag wechseln. Um Gedränge im Büro zu vermeiden, kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter in Gruppen eingeteilt werden, dann stehen einige Schreibtische leer – Hot Desking grenzt eine solche „Platzunterausnutzung“ ein.
Aus einer anderen Perspektive betrachtet, fördert die gemeinsame Nutzung eines Arbeitsplatzes die Mitarbeiter, ihre Zeit besser zu organisieren, flexibler zu sein und die Menge der gesammelten Dokumente zu reduzieren. Wenn kein Platz zum Aufbewahren vorhanden ist, wirkt sich das direkt auf die Papierersparnis aus, da sich herausstellt, dass das Ausdrucken von allem unnötig ist. Hervorzuheben ist auch, dass Hot Desking Teil der Theorie ist, die davon ausgeht, die Vielfalt der Arbeitsstile zu erhöhen. Sein Autor war Eric Veldhoen. [2] Activity Based Working ist ein innovatives Arbeitsorganisationssystem, das darauf basiert, den Mitarbeitern einen vielfältigen Arbeitsraum zu bieten und ihnen die Nutzung einer breiten Palette von Werkzeugen zu ermöglichen. Dadurch werden die Mitarbeiter mobiler. Dadurch entstehen beispielsweise geteilte Schreibtische.
Hot Desking eignet sich perfekt für Büros, in denen die Arbeitszeiten flexibel sind oder viele Mitarbeiter vorübergehend beschäftigt sind. Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen ermöglicht einen schnelleren Gedankenaustausch zwischen Unternehmensabteilungen oder zwischen verschiedenen Unternehmen, wenn das Büro gemietet ist. Die Möglichkeit, Mitarbeiter untereinander zu integrieren, ist dabei von unschätzbarem Wert; ein gutes Arbeitsklima ist für die zuverlässige Erfüllung der eigenen Aufgaben und die Kreativität unerlässlich.
Hat diese Lösung irgendwelche Nachteile?
Hot Desking funktioniert nicht in Berufen, in denen der tägliche Zugriff auf Dokumente und der eigene Computer notwendig ist. Ein solcher Beruf sind beispielsweise Buchhaltungs- oder Anwaltsberufe.
Ein psychischer Nachteil kann auch sein, dass Mitarbeiter durch den Mangel an eigenem Platz und den ständigen Wandel überfordert sind. Viele Menschen schätzen die Möglichkeit, private Gegenstände auf ihrem Schreibtisch abzulegen. Ein eigener Platz bietet Komfort und ein Gefühl der Ruhe, was die Konzentration deutlich verbessert. Es lohnt sich auch, auf die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu achten, da kein eigener Arbeitsplatz die Kommunikation behindern und zu Missverständnissen führen kann.
Wie sollte ein Hot-Desking -Arbeitsplatz aussehen?
Es muss universell sein. Es muss für jeden Benutzer bequem sein. Muss sich an verschiedene Arbeitsstile und vielfältige Aufgaben anpassen. Höhenverstellbare Schreibtische erobern den Büromarkt im Sturm. Leise, leichtgängige Rahmen passen sich problemlos der Körpergröße des Benutzers an. Durch die Möglichkeit, eine Verbindung zur Anwendung herzustellen, können Sie sich Ihre Schreibtischeinstellungen merken, und das schlichte und elegante Erscheinungsbild macht sie perfekt für Einzelarbeiten und Besprechungen. Da es wichtig ist, dass ein solcher Schreibtisch immer aufgeräumt und einsatzbereit ist, lohnt es sich, Zubehör wie Kabeleinführungen, Fächer oder magnetische Fernbedienungen zu verwenden, dank derer diese einfach unter der Tischplatte montiert werden können.
Hot Desking hat ebenso viele Befürworter wie Gegner. Allerdings ist dieser Trend steigend. Es zeigt sich, dass es für nachfolgende Generationen einfacher ist, sich an diese Arbeitsweise anzupassen – ohne Bindung an einen Ort, sondern mit Bindung an eine bestimmte Tätigkeit oder Aufgabe. Hot Desking wird vor allem in Großstädten geschätzt, wo die Anmietung von Büroflächen teuer ist. Es lohnt sich, Lösungen zu nutzen, die Flexibilität ermöglichen und gleichzeitig die Arbeitsqualität verbessern. Ist Hot Desking so? Das ist eine individuelle Angelegenheit, aber ein Schreibtisch sollte immer ein hochwertiges Produkt sein. Egal für welches Arbeitssystem wir uns entscheiden.
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[1] Peterson, Kim (13. Dezember 2021). „Warum Unternehmen zugewiesene Schreibtische aufgeben“ CBS News .
[2] Lars Wirtén (15.12.2021) Eine faszinierende Reise mit „Activity Based Working“. www.ecophon.com