Nie jest tajemnicą, że zarządzanie czasem to umiejętność ludzi sukcesu. Chcąc dobrze wykorzystać każdą chwilę, trzeba nauczyć się projektować strategie, które działają. Jak mawiała Irene. C. Kassorla, trzeba być autorem swojego przeznaczenia. Złota zasada to planowanie i działanie zgodnie z priorytetami. Co dalej?
Korzyści z zarządzania czasem.
Zacznijmy od korzyści zarządzania czasem. Jest ich wiele: mniejszy wysiłek energetyczny przy realizacji celów, lepsza organizacja pracy, mniej stresu, większa motywacja i zadowolenie z pracy, mniejsza presja, ograniczenie ryzyka popełnienia błędów, szybsze osiąganie celów. Warto na początek skupić się na celu- bez niego trudno cokolwiek zaplanować. Ustalenie poprawnie celu to sztuka. Jak to zrobić?
Cel- jak go ustalić?
Pożądany rezultat powinien być dokładny, szczegółowo opisany. Ramy czasowe dla konkretnego celu także powinny być realne, czyli dopasowane zarówno do czasu jak i do umiejętności. Warto rozbijać ustalane cele na szczegółowe kroki i zadania. Pamiętaj, aby już w początkowej fazie rozeznać się w wyzwaniach dotyczących ustalanego celu. Nie nakładaj na siebie zbyt wielu celów, to bywa frustrujące i demotywuje. Ciekawym i umacniającym satysfakcję jest zaznaczanie sobie postępu wykonanych prac. Wykorzystuj czas, kiedy masz w sobie najwięcej energii, wówczas efekty są najlepsze. Kieruj się zasadą „ ważne bo zapisane”. Ona naprawdę działa. Zapisane cele można przemyśleć, kolejno szeregować lub precyzować- dotyczy to także kroków, które prowadzą Cię do osiągnięcia konkretnego celu. To co zapisane, jest łatwiejsze do zapamiętania i w mniejszym stopniu narażone na zapomnienie.
Podstawy planowania.
Planowanie codziennej pracy i wszystkich innych wydarzeń w życiu zawsze oznacza zysk na czasie, sukces oraz więcej swobody w stosunku do zadań, które czekają każdego dnia. Istotna jest kontrola własnej efektywności. Pomaga nam ona wyciągać wnioski, dlatego konieczne jest kontrolowanie realizacji zadań i ich wyników. Daje to poczucie panowania nad własnym czasem. Samokontrola stanowi niezwykle istotny mechanizm w zarządzaniu czasem. Pełni nie tylko funkcję ewaluacyjną ale także nastawia pozytywnie do pracy. Skuteczne zarządzanie czasem wymaga także notowania. Posiadanie terminarza zawsze pomaga. Na rynku jest wiele rodzajów notatników. Warto wybrać odpowiedni dla siebie i korzystać z niego regularnie. Elektroniczne organizery także doskonale się sprawdzą. Pamiętaj jednak, że bez względu na formę, którą wybierzesz, bądź zdyscyplinowany i uzupełniaj go regularnie.
Organizacja pracy – tutaj nie ma dyskusji- dobra organizacja miejsca pracy jest szalenie ważna. Warto zacząć od biurka: ustaw blat na odpowiedniej wysokości, korzystaj z aplikacji, która zapamiętuje ustawienia- usprawni to Twój harmonogram dnia. Przemyśl segregowanie dokumentów, uporządkuj biurko po zakończonej pracy, sortuj dokumenty, zaznaczaj sobie najważniejsze sprawy. Umieść zegar w widocznym miejscu, przechowuj tylko niezbędne dokumenty i co kilka lat przeglądaj swoje archiwum, nie gromadź tego, co niepotrzebne.
Rozmowy telefoniczne- koncentruj się ma tym, co mówi rozmówca. Rób notatki. Codziennie przygotowuj listę telefonów, które musisz wykonać. W przypadku rozmów telefonicznych warto ustalać priorytety. Pomyśl chwilę nad tymi, które są najważniejsze- tym poświęć najwięcej czasu.
Zasady planowania czasu.
Musisz być świadomy, że na planowanie i realizację konkretnego zadania zawsze jest ograniczona ilość czasu. Aby zbyt duża ilość reguł i zasad planowania nie zniechęcała, poniżej wybraliśmy te najważniejsze:
- Reguła 60:40
Reguła ta mówi o tym, że 60% czasu powinno być zaplanowane, 20% przeznaczone na czynności nieoczekiwane i 20% na czynności spontaniczne, takie jak zadania od kierownika albo aktywność twórczą.
- Rozpoczynaj dzień z pozytywnym nastawieniem a pracę o możliwie tej samej porze.
- Zawsze sprawdzaj plan dnia. Skontroluj ich ważność i pilność, wprowadź ewentualne poprawki.
- Najważniejsze zadania zawsze realizuj jako pierwsze. Skomplikowane zadania warto wykonywać od rana . Do wyznaczenia priorytetów przyda się metoda analizy ABC, która polega na grupowaniu poszczególnych zadań do jednej z trzech grup (A, B lub C). A to grupa zadań najważniejszych, powinna stanowić ok 60%, B to grupa zadań ważnych- ok 20%, C to zadania mniej ważne lub nieważne.
- Bądź przygotowany do pracy. Pozwala to skrócić czas wykonywania poszczególnych czynności.
- Unikaj nieplanowanych i spontanicznych działań. Zawsze przerywając pracę aby np. do kogoś zadzwonić, zastanów się czy jest to niezbędne i sensowne. Zwykle odejście od wyznaczonego planu pracy zmniejsza wydajność.
- Rób odpowiednie przerwy, zachowuj odpowiednie tempo pracy. Zbyt długa i intensywna praca nie jest opłacalna. Koncentracja i wydajność spadają. Zaczynasz popełniać błędy. Przerwa jest konieczna do odpoczynku i zregenerowania się. Rozluźniaj mięsnie przez zmianę wysokości blatu biurka, odciążasz tym samym kręgosłup i pobudzasz układ krwionośny. Wywietrz pomieszczenie, popatrz za okno. Wykonaj kilka prostych ćwiczeń fizycznych. Najlepsze pomysły pojawiają się w rozluźnionej atmosferze.
Po lekturze tekstu na temat zarządzaniu powinieneś wiedzieć już sporo. Warto poświęcić planowaniu przynajmniej 15 minut dziennie, pozwoli to spokojnie przejść do pracy i jednocześnie mieć kontrolę nad postępem wykonywania zadań. Niech ten tekst będzie inspiracją do zmian w Twoim życiu. Chętnie pomogą w tym nasze biurka regulowane elektrycznie.
Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą! W niej znajdziesz nie tylko biurka regulowane elektrycznie, ale także fotele ergonomiczne.
Źródła:
Covey R. Stephen. 7 Nawyków skutecznego działania. Wyd. IV 2007. s.145-147
McMeekin G. 12 seretów kobiet, które osiągnęły sukces. Warszawa. 2012. s.88-93
Duhigg Ch. Siła Nawyku, dlaczego robimy to, co robimy i jak to można zmienić w życiu i biznesie. PWN, Warszawa 2012 s.29-105
Cybulski K. Zarządzanie działem sprzedaży firmy, PWN, Warszawa. 2004. s.216-225
Mati Consulting Szkolenia, Materiały z konferencji, 2011r. Poznań.